Posted by W poprzednim wpisie na blogu omówiliśmy ogólną cechę referencji na rynku pracy. Teraz 2 trzech punktach przedstawimy, jak ich używać w praktyce.
Po pierwsze, należy sobie uświadomić, jaki cel mają referencje. Zwykle ich zadaniem jest dostarczenie informacji na temat umiejętności, wiedzy i cech osobowych pracownika kolejnemu pracodawcy. W opinii działu kadr lub przełożonego może znaleźć się również wskazówka na jakie stanowiska dana osoba się nadaje oraz jakie posiada doświadczenie zawodowe. Ponadto referencje powinny zawierać ogólne informacje, np. długość zatrudnienia, tytuł zawodowy lub zajmowane dotychczas stanowisko, zakres sprawowanych obowiązków oraz powód odejścia z firmy.
Doradcy personalni szacują, że w Stanach Zjednoczonych co ósma osoba znacząco zawyża w CV i liście motywacyjnym swoje kwalifikacje. Podaje nieprawdziwe dane dotyczące ukończonych szkół, wykonywanych zawodów czy znajomości języków obcych. Dlatego referencje mają na celu dostarczenie bardziej obiektywnych informacji potencjalnemu pracodawcy.
Po drugie, warto zaplanować, w jakich sytuacjach podczas selekcji kandydatów będzie się od nich wymagać referencji. Ten problem nie jest łatwy do rozwiązania. Część doradców personalnych jest zdania, że referencje powinny stanowić źródło wiedzy o kandydacie tylko w szczególnych przypadkach: gdy jest prowadzony nabór na kluczowe stanowisko w firmie, gdy praca będzie wymagała szczególnych kwalifikacji albo gdy są duże wątpliwości co do prawdziwości danych w CV kandydata. Druga grupa specjalistów z zarządzania kadrami twierdzi, że referencje powinny być stałym punktem programu podczas rekrutacji.
Po trzecie, niezależnie, czy chcemy otrzymać referencje, czy były pracownik zgłasza się do nas z prośbą o wystawienie dokumentu, trzeba określić, jaką ten dokument powinien mieć formę. Dużego wyboru nie ma: referencje mogą być albo pisemne albo ustne. Jednak w obu przypadkach trzeba przestrzegać innych reguł.
Referencje pisemne mają formę otwartą lub zamkniętą. Pierwsza składa się z luźnych opinii, zawierających fakty z życia zawodowego kandydata oraz subiektywną ocenę jego umiejętności i cech osobowych. Druga to standardowy formularz, w którym w uporządkowany sposób zostaną zaznaczone informacje o pracowniku.
Referencje telefoniczne można uzyskać i udzielić o wiele szybciej, niż pisemne. W rozmowie często przekazuje się wiele faktów, których ze względów prawnych lepiej nie przelewać na papier. Udzielając lub uzyskując referencje telefonicznie trzeba jednak przestrzegać kilka zasad:
- upewnić się, że rozmawia się z właściwą osobą,
- jeśli jest się przyszłym pracodawcą – pytać tylko o fakty, a jeśli byłym pracodawcą – starać się powstrzymać od daleko idących subiektywnych opinii,
- być wyczulonym na kontekst i ton wypowiedzi,
- rozwijać podnoszone kwestie, jeśli dotyczą przyszłego stanowiska pracy kandydata.
Aby udzielane referencje były wiarygodne i aktualne, powinny zawierać:
- precyzyjny spis ostatnich obowiązków osoby, dla której są wystawiane,
- podsumowanie efektów pracy pracownika u dotychczasowego pracodawcy,
- liczby, daty, miejsca i inne, łatwe do sprawdzenia dane,
- cechy osobowe pracownika, najlepiej w oparciu o znane sposoby opisu osobowości człowieka,
- przyczyny rozwiązania współpracy pracownika z przedsiębiorstwem.